Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAOBusiness-Events zählen zu den wichtigsten Plattformen für Vernetzung und Wissensaustausch. Doch in Zeiten globaler Transformationsprozesse hat sich auch der Blick auf Meetings, Tagungen und Kongresse verändert. Wer heutzutage eine solche Veranstaltung besucht, erwartet einen Mehrwert. Wie das geht, hat das Fraunhofer IAO in Kooperation mit dem GCB German Convention Bureau e. V. im Innovationsverbund »Future Meeting Space« untersucht. Einige ausgewählte Elemente moderner Business-Events haben wir hier für Sie zusammengestellt.
Gemeinsam Erlebnisse schaffen
Veranstaltungen neu gedacht
Tilman Naujoks und Milena Bockstahler aus dem Team »Workspace Innovation« sind Teil des Projekts und Innovationsverbunds »Future Meeting Space« sowie Autor und Autorin der Studie »Creating Meaningful Events in Challenging Times«, in deren Rahmen sie Erfolgsfaktoren für moderne Business-Events mit nachhaltiger Wirkung untersucht haben.
Phasenübergreifend: Kontinuierliche Kommunikation
Die Kommunikation rund um ein Event findet sich in jeder Phase einer Veranstaltung, von der Planung bis zur Nachbereitung, wieder. Sie deckt verschiedene Aspekte wie die strategische Planung, den interaktiven Austausch und die Verwendung unterschiedlicher Kommunikationsmittel ab.
Einfaches Teilen von Inhalten
Personalisierte QR-Codes und einheitliche Hashtags helfen, Informationen festzuhalten, zu teilen oder zu kommentieren. Im Idealfall entsteht dadurch eine Plattform für den Austausch von Ideen und Ansichten.Phase 1: Vorfreude wecken
Wer sein Event zum Erfolg führen möchte, beginnt früh damit, die Aufmerksamkeit zu steigern und die Zielgruppe neugierig zu machen. Drei Möglichkeiten der Attraktivitätssteigerung.
Pre-Events
Das (digitale) Event vor dem (eigentlichen) Event gehört zu einer Veranstaltung wie das Aufwärmprogramm vor dem Sport. Teilnehmende können einander kennenlernen und ins Gespräch kommen. So fällt der Einstieg ins eigentliche Event ein paar Wochen später viel leichter.
Pain Points abfragen
Was treibt Teilnehmende an? Welche Themen sind ihnen am wichtigsten, und worüber würden sie gerne mehr erfahren? Im Vorfeld des Events sollten Fragen und Wünsche formuliert werden können, die später – auf dem eigentlichen Event – behandelt werden.
Programm-Definition durch Teilnehmende
Es gibt viele Möglichkeiten, Teilnehmende in die Planung von Events miteinzubeziehen, wie zum Beispiel durch Vorab-Votings oder Vorschläge für Speakerinnen und Speaker oder Standorte. So ist zum einen dafür gesorgt, dass möglichst vielfältige Perspektiven abgedeckt werden. Zum anderen identifizieren sich die Teilnehmenden stärker mit der Veranstaltung, weil sie von Gästen zu Gestaltern werden.Phase 2: Erleben und genießen
Diese Phase ist der Höhepunkt der Veranstaltung. Ihr Ziel ist es, positive Erfahrungen – und somit auch: Erinnerungen – zu schaffen. Drei Wege, den »Wow-Effekt« zu erzielen.
Atmosphärische Erlebnisse
Eine gute Veranstaltung vermittelt nicht nur Informationen, sondern spricht auch die Gefühlsebene der Teilnehmenden an. Atmosphärische Erlebnisse können dabei helfen. Durch den Einsatz von Licht, Musik, Temperatur lassen sich einzigartige Event-Erlebnisse erschaffen.
Ungehörte Speaker zu Wort kommen lassen
Weniger bekannte Speakerinnen und Speaker bereichern eine Veranstaltung, weil sie dazu beitragen, Wissenshorizonte zu erweitern, Vorurteile abzubauen und Brücken zwischen unterschiedlichen Erfahrungen und Perspektiven zu schlagen.
After-Event-Programm
Ein (digitales) After-Event-Programm bietet den Teilnehmenden die Gelegenheit, gemeinsame Erlebnisse zu reflektieren und sich noch besser zu vernetzen. Ein wichtiger Schritt in Richtung Community-Building!Phase 3: Vermissen
Diese Phase schlägt die Brücke zwischen dem unmittelbaren Erlebnis und den Erkenntnissen, die aus ihm gewonnen werden können. Der Fokus liegt darauf, Feedback zu sammeln und Erlebnisse gemeinsam zu reflektieren. Das Ziel ist es, Ideen für die Gestaltung künftiger Events zu entwickeln.
