Business Events sind wahre Multitalente als Plattformen für Wissensaustausch und Networking. In Zeiten vielfältiger globaler Herausforderungen und Transformationsprozesse müssen sie jedoch neu justiert werden. Wer sich für den Besuch eines Events entscheidet, erwartet davon einen Mehrwert – zum Beispiel neues Wissen, Inspiration oder ein besonderes persönliches Erlebnis. Kurz: Die Veranstaltung soll einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Der Innovationsverbund »Future Meeting Space« (FMS) zeigt in seiner neuen Studie, mit welchen strategischen und inhaltlichen Elementen eine Veranstaltung zu einem »meaningful event« werden kann und gibt darüber hinaus konkrete Handlungsempfehlungen, wie diese Elemente in der Praxis effektiv umgesetzt werden können. »Der Begriff ›meaningful‹ bezieht sich darauf, Veranstaltungen mit Sinn und Zweck, nachhaltiger Wirkung und positiven Erfahrungen für die Teilnehmenden zu kreieren«, erklärt Dr. Stefan Rief, Institutsdirektor und Leiter des Forschungsbereichs »Organisationsentwicklung und Arbeitsgestaltung« am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. »Dahinter steht letztlich die Absicht, einen positiven Einfluss sowohl auf die Teilnehmenden wie auch auf die Gesellschaft als Ganzes zu erzielen«, so der Institutsdirektor weiter.
Studie gibt Veranstaltern praktische Tools an die Hand, um für ein nachhaltiges Event-Erlebnis zu sorgen
»Insbesondere die immer rasanteren Entwicklungen im Bereich Künstlicher Intelligenz sowie substanzielle Schritte zu mehr Nachhaltigkeit heben Business Events auf neue Ebenen«, sagt Matthias Schultze, Managing Director des GCB. »Die Akteure am Tagungsstandort Deutschland sind mit ihrer Expertise und ihrem Gestaltungswillen aktive Treiber dieser Entwicklung – damit sichern wir wertvolle Anteile in einem dynamischen internationalen Wettbewerb«. Die Expertinnen und Experten des Innovationsverbunds haben es sich daher zur Aufgabe gemacht, Veranstaltern eine praktische Toolbox an die Hand zu geben, mit der sie auch in Zukunft Events mit echtem Mehrwert realisieren können. Dazu haben sie zunächst fünf übergeordnete Ziele identifiziert, die mit Events angestrebt werden können: Wissenszuwachs, Community-Building, Gap-Bridging, Inspirationsgewinn und emotionale Erlebnisse. Um diese Ziele zu erreichen, bedarf es praktischer Instrumente: Deshalb entwickelte das FMS-Team in einem zweiten Schritt so genannte Event-Elemente: Komponenten, die bei der Konzeption und Umsetzung von Veranstaltungen eingesetzt werden können: von physischen Aspekten wie der Bühnendekoration bis hin zu immateriellen Faktoren wie der Programmgestaltung oder emotionalen Aspekten. Sie können als Elemente betrachtet werden, die das Gesamterlebnis ausmachen und dazu beitragen, dass die Veranstaltung eine nachhaltige Wirkung erzielt.
Wissenschaft und Praxis live aus Frankfurt
Die Präsentation der FMS-Ergebnisse wurde am 22. Januar live aus Frankfurt am Main übertragen. Vor Ort dabei waren neben einem exklusiven Publikum nicht nur die Initiatoren des Innovationsverbunds – die Expertinnen des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und des GCB German Convention Bureau e. V. – sondern auch zwei Special Guests, die die wissenschaftlichen Erkenntnisse mit praktischen Tipps anreicherten: Zoe Nogai sprach über Gen Z und New Work und Tanja Bauer-Glück gab spannende Einblicke in das Thema Leadership und Diversity.
Ausblick: Forschung 2024
Die Transformation von Business Events stellt das GCB gemeinsam mit dem Fraunhofer IAO auch in der nächsten Phase des Innovationsverbunds in den Fokus der anwendungsorientierten Forschung. Unter dem Titel »Emerging Opportunities, Persisting Classics, Fading Models: Business Events in a Transformative Era« beschäftigt sich »Future Meeting Space« 2024 mit der Frage, welche Prozesse, Produkte und Services im Ökosystem von Business Events zukünftig Bestand haben werden, welche verschwinden werden und welche neu entstehen. Ziel der explorativen Forschung ist es, Chancen für alle Akteure entlang der gesamten Customer Journey bei Business Events – Veranstalter ebenso wie Anbieter – frühzeitig zu erkennen und sie in die Lage zu versetzen, datenbasierte, wissenschaftlich fundierte Entscheidungen zu treffen.
Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO