Große und mittelgroße Städte wie Freiburg, Reutlingen oder Baden-Baden, aber auch kleinere Gemeinden wie Berglen oder Deizisau – sie alle stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse und Strukturen im Sinne der baden-württembergischen Digitalisierungsstrategie digital@bw zu digitalisieren. Um Städte, Gemeinden und Landkreise bei der strategischen Digitalisierung zu unterstützen, hat das baden-württembergische Innen- und Digitalisierungsministerium sie seit 2018 mit dem Innovationswettbewerb »Digitale Zukunftskommune@bw« unterstützt. Insgesamt 59 ausgewählte Kommunen, Landkreise und Verbünde wurden während der letzten drei Jahre auf ihrem Weg zur Digitalisierung durch das Land gefördert und wissenschaftlich begleitet. »Die Digitalisierung verändert die Welt – und die Zukunft unserer Kommunen ist digital. Gemeinsam mit den Kommunen treiben wir die Digitalisierung kraftvoll voran. Als Digitalisierungs- und Kommunalministerium lassen wir die Kommunen nicht allein, gerade auch bei der Digitalisierung stehen wir ihnen mit Rat und Tat zur Seite«, erklärt Thomas Strobl, Stv. Ministerpräsident und Digitalisierungsminister anlässlich der Veröffentlichung des Forschungsberichts zur Begleitforschung des Projekts »Digitale Zukunftskommune@bw«.
Um übergeordnete Erkenntnisse und konkrete Handlungsempfehlungen für alle Kommunen und Landkreise aus den Projekten zu gewinnen, beauftragte das Digitalisierungsministerium Baden-Württemberg eine Begleitforschung. Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO, das die Begleitforschung koordinierte und leitete, konnte dabei die Erkenntnisse des Kommunalen InnovationsCenter@bw (kurz KIC@bw) der Digitalakademie@bw berücksichtigen. Auch bei diesem Innovationsprojekt liegt der Fokus auf der Stärkung von Städten, Gemeinden und Landkreisen im Kontext kommunaler Digitalisierung. Zu den weiteren Projektpartnern der Begleitforschung gehören das Fraunhofer-Institut für Experimentelles Software Engineering IESE, das Kommunikationsbüro Ulmer und die Wirtschaftsinitiative bwcon. Ziel der Begleitforschung war es, interaktive Hilfsmittel zur digitalen Transformation für Kommunen und Landkreise in Baden-Württemberg zu erarbeiten und bereitzustellen. Dabei lag der Fokus auf dem sogenannten Peer-to-Peer-Learning als kollaborativer Ansatz für Wissenstransfer, der die Kommunen dabei unterstützt, voneinander zu lernen. Die Ergebnisse werden nun im Abschlussbericht zum Landeswettbewerb veröffentlicht.
Digitalisierung braucht nicht nur eine IT-Infrastruktur, sondern eine neue Art der Zusammenarbeit
Bei der Entwicklung einer kommunalen Digitalisierungsstrategie geht es um mehr als um das Digitalisieren von Verwaltungsprozessen. Digitalisierung erfordert eine agilere Arbeitsweise, die im besten Fall flachere Hierarchien voraussetzt. Dazu gehört eine enge interkommunale Zusammenarbeit, um Arbeitsschritte effizient zu teilen, voneinander zu lernen und im Rahmen neuer gesetzlicher Handlungsräume zu agieren. Eine klare Vision für die genannten Rahmenbedingungen kann nicht nur dabei helfen, Abstimmungsprozesse, digitale Lernstrategien und Akzeptanzthemen für Kommunen zu bündeln, sondern auch ihre Mitarbeitenden für die digitale Arbeit zu begeistern. »Die Digitalisierung ist ein stetiger Prozess und kein Projekt, das zu einem gewissen Zeitpunkt abgeschlossen werden kann«, so Fatma Cetin, Projektleiterin am Fraunhofer IAO. Deshalb sei es wichtig, alle Beteiligten von vorneherein mitzunehmen. Nicht nur, was die Förderung der entsprechenden Kompetenzen angeht, sondern auch in Bezug auf einen Kulturwandel in den Verwaltungen und die Akzeptanz bis hin zum interkommunalen Austausch. »Gerade kommunale Verwaltungen, die ressourcentechnisch schnell an ihre Kapazitätsgrenzen kommen und vor unterschiedlichen gesetzlichen Rahmenbedingungen stehen, können von den Lösungsideen anderer Kommunen profitieren und doppelte Arbeit ersparen«, so Cetin weiter. Deshalb hat das Projektteam zunächst den Status quo der Digitalisierung aller teilnehmenden Kommunen erhoben und Best-Practices herausgearbeitet, um somit einen möglichst engen Wissenstransfer zwischen den geförderten Pilotprojekten voranzubringen. Dazu gehören auch wissenschaftlich entwickelte interaktive Hilfsmittel, die für Inspiration und Motivation sorgen sollen: Zwei Quartettspiele stellen internationale Digitalisierungsprojekte sowie bereits umgesetzte Projekte aus Baden-Württemberg vor. Ein »Digital Cook Book« unterstützt Kommunen als Leitfaden auf anschauliche Art und Weise dabei, die passenden »Zutaten« für die eigene Digitalisierungsstrategie zu finden.
Übergeordnete Strategie hilft bei Umsetzung und Motivation
Der Umfang einer Digitalisierungsstrategie werde von Kommune zu Kommune unterschiedlich aufgefasst. Während manche Kommunen einzelne Teilstrategien für unterschiedliche Bereiche wie zum Beispiel Mobilität und Bildung entwickeln, haben andere wiederum eine übergeordnete Strategie erarbeitet. Diese werden gegenüber den Bürger*innen auch unterschiedlich kommuniziert und veröffentlicht. Eine klare Vision schafft nicht nur Transparenz, sie motiviert auch, sich zusammen mit der lokalen Wirtschaft, Gesellschaft und Wissenschaft für die digitale Transformation einzusetzen. Die abschließenden Ergebnisse machen den Erfolg des Projekts deutlich. Viele Kommunen konnten ihre IT-Infrastruktur verbessern und erste Verwaltungsprozesse digitalisieren. Die Hälfte der Verwaltungsmitarbeitenden erhielt Schulungen zum Ausbau ihrer Digitalkompetenzen und mehr als 40 Prozent der Kommunen schafften neue Stellen für Digitalisierungsprojekte. Außerdem wurde durch das Forschungsvorhaben die Notwendigkeit einer neuen Art des Zusammenarbeitens deutlich, auch unter Einbezug von Expert*innen aus Wirtschaft und Wissenschaft sowie der Beteiligung von Bürger*innen. Das Projektteam sieht dabei wichtige Handlungsbedarfe für innovationsförderliche Rahmenbedingungen auf Landes- und Bundesebene bei der kommunalen Digitalisierung und hat hierzu übertragbare Digitalisierungsprofile für unterschiedliche Kommunengrößen in Baden-Württemberg entwickelt.
Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO