Tschüss Zettel im Kita-Rucksack, hallo Kita-App: Die Digitalisierung der Kommunikation zwischen Eltern und Kindertagesstätten (Kitas) bietet immense Vorteile. Kita-Apps werden immer häufiger genutzt. Sie steigern die Effizienz, ermöglichen datenbasierte Entscheidungen und erhöhen die Resilienz in Krisensituationen, so die aktuelle Studie »Hallo Kita – Digitale Kommunikation zwischen Eltern und Betreuungseinrichtungen« des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. »Unsere Studie soll Kita-Träger, die noch keine Kita-App nutzen, motivieren und unterstützen«, sagt Harriet Kasper, Co-Autorin und Wissenschaftlerin am Fraunhofer IAO. »Wir zeigen den Nutzen für die verschiedenen Akteure auf und stellen ein Vorgehensmodell vor, das die Auswahl und Einführung solcher Apps erleichtert«, ergänzt sie.
So gelingt die Auswahl und Einführung einer Kita-App: Strukturiertes Vorgehen
Das Vorgehensmodell für die erfolgreiche Auswahl und Einführung von Kita-Apps besteht aus fünf Schritten:
- Bedarfsermittlung: Informationssammlung und einfache Befragungen zur Ermittlung des Bedarfs.
- Anforderungsdefinition: Workshops mit den zukünftigen Nutzenden zur Erstellung eines Pflichtenheftes sowie zur Ermittlung des Hardwarebedarfs und der Gesamtkosten.
- Angebotsbewertung: Einholen, Evaluation und Auswahl der Angebote.
- Systemeinführung: Systemkonfiguration, Schulungen und Supportmöglichkeiten umsetzen.
- Betrieb: Nutzung der App in den Einrichtungen und beim Träger.
Von der Zettelwirtschaft zur digitalen Kommunikation
Eltern von Kita-Kindern ohne digitale Kommunikationsmöglichkeiten sehen sich mit vier zentralen Problemen konfrontiert: die Vielzahl unterschiedlicher Kommunikationskanäle, die aufwändige Zettelwirtschaft, der langsame Informationsfluss und der ineffiziente Austausch zwischen Tür und Angel. Hier setzen Kita-Apps an. Zu den Vorteilen zählen die Reduzierung des manuellen Aufwands, eine einfache und schnelle Kommunikation sowie eine bessere Vernetzung und Dialogmöglichkeiten. Auf die Gestaltung kommt es an: »Eine Kita-App sollte einfach zu bedienen sein, geringe technische Hürden aufweisen und über ein solides Datenschutzkonzept verfügen. Wichtige Funktionen sind die Übermittlung von Krankmeldungen, die direkte Kommunikation mit der Kita, ein gepflegter Kalender und Umfragefunktionen«, erklärt Verena Pohl, Co-Autorin und Wissenschaftlerin am Fraunhofer IAO.
Erfolgreiche Einführung und Datenschutz
»Die Auswahl und Einführung einer Kita-App liegt in der Verantwortung des Trägers, wobei der Datenschutz von Anfang an eine wesentliche Rolle spielt«, berichtet Pohl und Kasper ergänzt: »Die Interviews mit den städtischen Kita-Trägern in Ludwigsburg, Stuttgart und Waiblingen wurden in der Studie als Praxisbeispiele aufbereitet, das gibt nochmal einen sehr konkreten Eindruck über solche Projekte«.
Die Autorinnen der Studie betonen die dringende Notwendigkeit einer flächendeckenden Einführung von Kita-Apps, um die Kommunikation zwischen Eltern und Betreuungseinrichtungen nachhaltig zu optimieren.
Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO