Institutionen des öffentlichen Sektors stehen angesichts hoher Dynamik und Komplexität unter Veränderungsdruck. Um resilient und effizient auf die Bedürfnisse von Wirtschaftsakteuren und Bürgerinnen und Bürger reagieren zu können, ist ein grundlegendes Umdenken in Arbeitsweise und Organisation erforderlich. Hier setzt die neue Kooperationsstudie »Hemmnisse und Be-schleuniger der Transformation im öffentlichen Sektor. Unchain the Public Sector« des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und Capgemini Invent an: Sie zeigt anschaulich, wie die Transformation hin zu zukunftsfähigen öffentlichen Institutionen gelingen kann und bietet Lösungs-ansätze. »In unserer neuen Studie hat sich der Fachkräftemangel als stärkster Transformationstreiber im öffentlichen Sektor herauskristallisiert«, sagt Dr. Ulrich G. Schnabel, Co-Autor der Studie und Projektleiter am Fraunhofer IAO. Steigende Erwartungen der Stakeholder und die Herausforderungen des demografischen Wandels, wie alternde Belegschaften, sind weitere Treiber, ebenso wie die Digitalisierung und die begrenzten finanziellen Ressourcen der öffentlichen Haushalte. »Auf diesen vielschichtigen Druck muss mit zukunftsfähigen Organisationsformen in den Institutionen des öffentlichen Sektors reagiert werden«, so Dr. Schnabel weiter.
Mit innovativen Technologien und Managementpraktiken fit für die Zukunft
Wie kann der Wandel gelingen? Um dies aufzuzeigen, identifiziert die Studie Zielbilder, Hemmnisse und Beschleuniger der Transformation hin zu zukunftsfähigen Arbeits- und Organisationsformen, innovativen Informations- und Kommunikationstechnologien, zeitgemäßen Führungspraktiken und innovationsförderlichen Organisationskulturen. Wichtige Maßnahmen, die den Wandel vorantreiben, sind für die Aufbauorganisation z. B. die Gestaltung eher flacher Hierarchien und größerer Handlungs- und Entscheidungsspielräume sowie Verantwortungsbereiche. Darüber hinaus haben eine verbesserte bereichsübergreifende Vernetzung der Mitarbeitenden und die entsprechende Zusammenarbeit in Netzwerken eine hohe Bedeutung für die Transformation. Zentral ist auch die Automatisierung und Digitalisierung von Regel- und Standardprozessen, um den Fachkräftemangel zu reduzieren und freie Kapazitäten für höherwertige Aufgaben zu schaffen, u. a. durch Robotic Process Automation (RPA). Dabei gewinnen pragmatische, flexible und agile Arbeitsweisen aufgrund völlig neuer Aufgaben, projektbezogener Zusammenarbeit und komplexer Fragestellungen an Bedeutung.
»Die Studie zeigt, dass die digitale Transformation und die Einführung innovativer Technologien im öffentlichen Sektor maßgeblich durch eine strategische Personalplanung und -entwicklung mit dem Fokus auf Zukunftskompetenzen beschleunigt werden kann«, betont Veronika Hübner, Senior Managerin bei der Unternehmensberatung Capgemini Invent. Die Expertin führt weiter aus, dass die Nachfrage nach Projekten in diesem Kontext stetig steigt.
Darüber hinaus werden bereichsübergreifende Prozesse mit E2E-Prozessverantwortung und entsprechender IT-Unterstützung in der Transformation wichtiger. Hierzu zählen beispielsweise die Einführung der E-Akte, die eine durchgängige Kommunikation ermöglichen soll, sowie die Implementierung virtueller Kooperationsplattformen zur interdisziplinären und bereichs-übergreifenden Bearbeitung von Projekten.
Transformationale Führung gepaart mit umfassender Partizipation: die Führungspraxis der Zukunft
Transformationale Führung fördert die intrinsische Motivation der Mitarbeitenden und gibt ihnen situativ einen möglichst großen Freiraum in Institutionen des öffentlichen Sektors, gesetzte Ziele eigenständig, selbstorganisiert und selbstbestimmt zu erreichen. »Führungskräfte mit transformationalen Führungskompetenzen agieren als Vorbild, stellen Vertrauen und Loyalität her. Sie erarbeiten und kommunizieren eine inspirierende Vision, geben anspruchsvolle langfristige und übergeordnete Ziele vor, um Mitarbeitende zu motivieren und anzutreiben«, hebt Dr. Schnabel hervor. Auch sind für eine zukunftsfähige Führungspraxis in der Transformation Ansätze einer umfassenden Partizipation im Sinne von Mitwissen, Mitentscheiden, Mitumsetzen und Mitverantworten heute wichtiger denn je. Dazu gehören auch die Verlagerung von Entscheidungskompetenzen in Teams, eine klare Rollenverteilung und Förderung von Selbstführungskompetenzen. Führung muss in Zukunft Transformation als zentrale Aufgabe wahrnehmen, sowohl innerhalb der Bereiche als auch bereichsübergreifend. Gefragt sind Führungskräfte mit einem entwicklungsorientierten Führungsstil und Coachingkompetenzen, die im Sinne der lateralen Führung auf Augenhöhe mit den Mitarbeitenden agieren.
Die vollständige Studie kann ab sofort kostenlos heruntergeladen werden (siehe Link im grünen Infokasten). Auf Anfrage vermitteln wir Ihnen gerne ein Interview mit den Autorinnen und Autoren der Studie.
Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO